弗吉尼亚州信息自由法
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权利与责任概述
根据《弗吉尼亚州法典》第 2.2-3700 条的规定， FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。 在推进这一政策时， FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而对允许保留公共记录的任何豁免都必须进行狭义的解释。
弗吉尼亚州惩教局 (VADOC) 的政策是根据弗吉尼亚州信息自由法 (FOIA) 提供公共记录。《信息自由法》（弗吉尼亚法典第 2.2-3700 条及以下条款）保障联邦公民能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。
被监禁在州、联邦或地方惩教机构中的人员不享有FOIA （§ 2.2-3703 (C)）规定的任何权利。 VADOC 制定了政策来管理被监禁的囚犯可以访问哪些记录。
公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录，无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录均被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。
您的FOIA权利
- 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
- 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
- 如果您认为您的 FOIA 权利受到侵犯，您可以向地区法院或巡回法院提交请愿书。
向 VADOC 索取记录
您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、到现场或电话请求记录。
FOIA DOE不要求您的请求必须以书面形式提出，您也不需要具体说明您是根据FOIA请求记录的。 从实际角度来看，书面请求是首选。以书面形式提出请求对您和接收请求的人都会有所帮助。这使您可以创建您的请求记录。它还清楚地说明了您所请求的记录，这样就不会对口头请求产生误解。尽管如此，如果您选择不以书面形式提出，我们也不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
我们不能问你为什么想要这些记录。
您请求公开记录的原因无关紧要。我们不能问你为什么想要这些记录。但是， FOIA DOE允许我们询问您的姓名和法定地址。 VADOC 要求您在请求中提供您的姓名和法定地址。
您的请求必须以“合理的特异性”识别您所寻求的记录。
这是一个常识性的标准。它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别和找到您正在寻找的记录。
您的请求必须要求提供记录或文件。
FOIA DOE不适用于您询问有关 VADOC 工作的一般问题的情况。 此外，如果记录DOE尚不存在，我们无需创建新记录。
您可以选择接收 VADOC 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件以电子方式接收这些记录或接收这些记录的打印副本。
请配合工作人员。
如果我们对您的请求有疑问，请与工作人员合作澄清或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。
您的请求发送至何处
囚犯信息
要从弗吉尼亚州惩教署索取记录，请将您的请求直接发送给该单位的经理、该设施的监狱长或主管，或保存您所请求的记录的缓刑和假释区的负责人。
可以通过设施和办公室目录中每个设施和办公室的链接找到地区办事处、惩教设施、缓刑和假释办公室以及社区惩教设施的联系信息。
政策和程序信息
您可以在我们的操作程序页面上找到 VADOC 的程序。请联系FOIA@vadoc.virginia.gov 。
对于一般 VADOC 记录
对于其他类型的 VADOC 记录，您可以在 VADOC 网站的联系我们表格上找到信息。
所有中央办公单位和总部的联系信息如下：
Virginia Department of Corrections
P.O. Box 26963
Richmond, VA 23261
电话: (804) 674-3000
弗吉尼亚州假释委员会记录
弗吉尼亚州假释委员会 (VPB) 是独立于弗吉尼亚州惩教署的州政府机构。访问 VPB 网站提交 FOIA 请求。
法律咨询和一般信息FOIA问题
如果您对提出记录请求有任何疑问，或者需要指导如何发送请求，请联系：
弗吉尼亚州惩教署
邮政信箱邮箱 26963
里士满，弗吉尼亚州 23261
此外，信息自由咨询委员会可以解答您有关 FOIA 的任何问题。可以通过电子邮件foiacouncil@dls.virginia.gov 、电话 ( 804 ) 225 - 3056或免费电话1 - 866 - 448 - 4100与理事会联系。
VADOC 回应您的请求的职责
VADOC 必须在收到您的请求后五个工作日内作出回应。
第一天被视为收到您的请求后的第一个工作日。DOE五天期间不包括周末或节假日。
您的请求有五种类型的回复。
FOIA要求公共机构在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：
- 我们向您提供您所请求的完整记录。
- 我们保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式回复您。该回复必须确定所保留记录的数量和主题，并说明弗吉尼亚州法典中允许我们保留记录的具体章节。
- 我们提供您所要求的一些记录，但保留其他记录。如果只有一部分记录符合豁免条件，我们就不能保留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供书面回复，说明弗吉尼亚州法典中允许保留部分所请求记录的具体章节。
- 我们以书面形式通知您，所请求的记录无法找到或不存在（我们没有您想要的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所要求的记录，我们必须在回复中包括该公共机构的联系信息。
- 如果我们实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。这将使我们有额外七个工作日来回应您的请求，使我们总共有 12 个工作日来回应您的请求。
如果您提出较大的请求，我们可能会向法院申请更多时间来答复。
如果您请求获取大量记录，而我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在 12 天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而， FOIA要求我们在向法院请求更多时间之前，尽合理努力与您就记录的制作达成协议。
与请求相关的费用
公共机构可收取合理费用，但不得超过其查阅、复制、提供或搜索及检索所要求的记录所产生的实际成本。
任何公共机构不得征收任何额外、中间或多余的费用或开支，以弥补与创建或维护记录或处理公共机构业务相关的一般成本。公共机构收取的任何复制费用不得超过复制的实际成本。提供所要求记录的所有费用应根据弗吉尼亚州法典第 2.2-3704 节F 小节中规定的公民要求提前估算。
您可能需要为从 VADOC 请求的记录付费。
FOIA 允许我们收取响应 FOIA 请求的实际费用。这将包括工作人员搜索和检索所需记录所花费的时间、复印费用、邮费以及与提供所需记录直接相关的任何其他费用。它不能包括一般间接费用。
对于费用超过 200 美元的请求，需要支付押金。
如果我们估计响应您的请求将花费超过 200 美元，我们将要求您支付不超过估计金额的押金，然后再继续处理您的请求。我们必须回复您的请求的时间DOE包括我们要求您支付押金和我们收到押金之间的时间。
您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。
这将使您能够提前了解任何费用，或者让您有机会修改请求以降低估计费用。如果您不熟悉所请求的记录量和/或无法或不愿意为这些记录支付高达 $ 200的费用，我们强烈建议您请求估算费用。
收到记录后应立即付款。
您也可以提前付款。除非您支付之前的记录请求所欠且超过 30 天未付款的金额，否则新的记录请求将不会被处理。
记录类型
以下是弗吉尼亚州惩教局保存的记录类型的一般描述：
- 有关该部门雇员和官员的人事记录
- 该部门签订的合同记录
- 库存、财务和预算记录
- 部门和地方的操作程序、规定和手册
- 囚犯犯罪、案件管理和医疗记录
- 安全协议、战术计划、检查表、日志、名册、岗位命令、库存、录音和其他安全记录
- 调查报告、审计和检查
- 统计和管理报告
- 工程和施工记录
有关FOIA范围之外的记录类型的信息，请查看以下操作程序和表格：
如果您不确定 VADOC 是否拥有您所寻求的记录，请联系相应的部门、机构或 FOIA 官员。
常用豁免
《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止向公众披露某些记录。VADOC 通常会保留记录，但以下情况除外
- 该部门的一般政策是在适用的情况下援引个人信息豁免，以保护该部门员工和官员的隐私。（弗吉尼亚州法典第 2.2-3705.1（1）条）
- 受律师-客户保密权(§ 2.2-3705.1 (2))保护的记录或律师或法律工作成果(§ 2.2-3705.1 (3))
- 供应商专有信息软件（§2.2-3705.1（6））或机构软件（§2.2-3705.1（7））
- 与合同谈判和授予相关的记录，在合同授予之前（§ 2.2-3705.1 (12)）该部门的一般政策是在适用时援引合同谈判豁免，以保护该部门的谈判地位和谈判策略。
- 承诺审查委员会关于因性暴力犯罪而接受民事承诺的个人的记录，以及识别此类人员的受害者的记录（§ 2.2-3705.2 (5)） 。
- 工程和建筑图纸、操作、程序、战术规划或培训手册、员工会议记录或其他记录，其披露将危及任何政府设施、建筑物或结构的安全，或危及使用此类设施、建筑物或结构的人员的安全（§ 2.2-3705.2 (14)）
- 医疗和精神健康记录（§ 2.2-3705.5 (1) ； （§ 32.1-127.1:03） ；该部门的一般政策是在适用的情况下援引囚犯记录和医疗记录豁免，以保护囚犯的隐私并遵守有关发布某些犯罪和健康记录的适用法律。
- 与公共建设项目投标（§ 2.2-3705.6 (10)）或《公私教育设施和基础设施法》 （§ 2.2-3705.6 (11)）下的提案相关的机密专有记录
- 被指定执行死刑的人员的身份以及任何可合理推断出此类人员身份的信息（§ 2.2-3705.7 (25) ； （§53.1-233）
- 与刑事调查或起诉有关的记录（§ 2.2-3706 (B)(1)）
- 向该部门特别调查组特工秘密提交的记录（§ 2.2-3706 (B)(2)）
- 惩教设施内被监禁囚犯的记录（§ 2.2-3706 (B)(4)）
- 包含具体战术计划的执法记录，其披露将危及执法人员或公众的安全（§ 2.2-3706(B)(5)） ；该部门的一般政策是，只要适用于保护其设施和运营的安全以及工作人员、囚犯和社区的安全，就会援引有关安全记录的豁免。
- 接受州缓刑和假释服务机构调查或监督的成年人的记录（§ 2.2-3706 (B)(6)）
- 犯罪历史记录（§ 19.2-389）以及缓刑官的调查和报告（§ 19.2-299）
- 任何与该部门签订合同，为执行注射死刑而配制必要药物的药房或外包机构的身份、此类药房或外包机构的任何官员或雇员、以及此类药房或外包机构用来获取设备或物质以协助配制此类药物的任何个人或实体的身份，以及任何经过合理计算可识别此类个人或实体身份的信息（§53.1-234） 。